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虽然说企业的采购工作重点在于成本的有效管控，要实时地对于需要采购的产品进行询价并建立相应的采购商档案，但若是没有合适的oa系统办公，想要进行档案管理的话，真的是非常耗费时间的一项工作，需要专人在进行操作才能让整个的采购有序开展，因此不要小看了软件，没有了工具的情况下工作，事倍功半。
在采购申请环节，包括采购需求、采购计划、采购询价、采购验收、采购到货、供应商信息建设等环节，都是可以在OA办公系统中完成的，对于部分的验收情况还可以直接关联到仓库管理部门，提升部门间的协作性而减少采购的工作压力，这从长远地工作管理形式来看，也是非常必要的过程。
有了合适的系统，想要进行采购的申请，直接由需要采购的一方发起相关货物的采购申请，等到审批通过之后，就交由采购部门进行询价的工作，并将询价的结果形成表格提供给决策人进行选择，让整个的采购工作有据可循，最后依据审批的结果进行采购即可，若是需要费用预支的再凭借审批单提交借款申请，还是比较方便的。
